É imprescindível que sejam conhecidas todas as características e peculiaridades do evento e do público a ser atendido. Para tanto, são realizadas reuniões, levantamento de necessidades, cruzamento de dados, visitas técnicas, cálculos de distâncias e tempo de deslocamento entre o local do evento e seus pontos chaves. É primordial que a comunicação entre o cliente e a Porto Executive seja ágil, precisa e fluída. Quanto maior o número de informações disponibilizadas pelo cliente, mais assertivo será o plano de logística.

Quando necessário, a empresa contata órgãos como a Infraero, a Empresa Pública de Transporte e Circulação (EPTC), a Brigada Militar e a Polícia Rodoviária Estadual e Federal, com a finalidade de viabilizar a liberação de áreas para estacionamento, embarque e desembarque, reforço de policiamento e solicitação de batedores.

Após a identificação e detalhamento das necessidades, são construídas as soluções mais adequadas para cada situação. Além do número e tipo de veículos, o planejamento passa também pela definição do tamanho da equipe necessária à execução do plano de logística e do perfil dos profissionais envolvidos. Além do coordenador, podemos disponibilizar recepcionistas, supervisores e guias turísticos. Na construção do plano, são contempladas também a definição de rotas, necessidade de materiais de apoio, entre outros. Por fim, são organizados os documentos necessários à execução como roteiros detalhados, autorizações de viagem e lista de passageiros.

Além do suporte 24 horas ao cliente, a equipe de coordenação se envolve diretamente na operação, que é conduzida por um profissional treinado, com amplo conhecimento das necessidades específicas de cada evento. Podem ser utilizados rádios comunicadores e outros materiais de apoio ou sinalização, garantindo segurança e agilidade durante a operação. Os veículos também são equipados com sistema de rastreamento.